「確認待ち」を減らす

こういうときに: 作業は終わっているのに、確認・承認で止まっているタスクが多い。

確認待ちは同期そのものです。ここを削るのが、同期割合を下げる作業の本丸になります。

手順

1. 待ちをレーンにする

「レビュー待ち」「承認待ち」をレーンとして持ちます。DOING の中に埋もれていると、待ちが何件あるのか誰にも分かりません。

レーンにすると、盤面を見るだけで件数が分かります。

2. ボール保持者を必ず埋める

レビュー待ちに移すときは、ボールをレビュアーに渡します。

これをやらないと、レビュー待ちレーンにボール保持者が空のタスクが並び、誰も自分の番だと思わない状態になります。

担当者とボール保持者の区別が効くのがここです。

3. 「自分にボールがあるもの」を各自が空にする

ヘッダーのフィルタでボール保持者を自分に設定すると、いま自分が止めているタスクだけが出ます。

各自が朝これを見て空にしていく、という運用にします。1日1回で十分です。

4. どのレーンで詰まっているかを週次で見る

分析 → リスクで、長く滞留しているタスクを見ます。

見るのは個人ではなくレーンです。特定のレーンに集中しているなら、そこがあなたの組織の同期点です。

5. 同期点を削る

詰まっているレーンが特定できたら、そこを対象に手を打ちます。

詰まり方	打ち手
レビュアーが1人に集中	レビュアーを増やす。持ち回りにする
承認が形骸化している	金額・影響範囲で閾値を決めて、下回るものは承認不要にする
「念のため確認」が多い	確認しなくていい条件を明文化する
レビューが大きすぎる	タスクを小さく割る。サブタスクを使う

いちばん効くのは2つめです。人が判断する必要がないものをルールに委ねると、同期点が構造ごと消えます。

目安

ボール保持者が空のタスクをゼロに保てているチームは、この時点でかなり速くなっています。まずそこを目標にしてください。